Memanfaatkan Sistem Kaizen dalam Perjuangan Dakwah Berkesinambungan

Oleh. Ustaz Christiono

Bagi kebanyakan orang yang berkecimpung dalam perusahaan, khususnya dunia industri manufaktur, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah ”Kaizen.” Makna dari istilah kaizen tersebut adalah sebuah sistem manajemen yang berfokus pada upaya perbaikan berkesinambungan (continuous improvement) melalui tindakan kecil secara bertahap. Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah dengan sasaran akhirnya adalah perbaikan kualitas melalui proses yang baik.

Semenjak keruntuhan Khilafah Utsmani pada tahun 1924 M lalu, umat Islam terus berjuang untuk berusaha menegakkan kembali peradaban Islam yang terpuruk. Perjuangan yang memakan waktu cukup panjang -terkadang pasang terkadang surut- hingga hari ini, belum menampakkan kemajuan yang cukup signifikan dengan masih termajinalkannya umat Islam dalam hampir semua sendi kehidupan di hampir semua negara di dunia. Sistem kehidupan yang diterapkan di mana-mana saat ini adalah sistem yang berasal dari ideologi Barat, bahkan di negara Islampun sistem yang digunakan mayoritas adalah sistem Barat yang diadopsi secara langsung maupun dicoba dipadukan dengan Islam.

Pasang surut perjuangan umat Islam tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya adalah kurangnya konsistensi, strategi, keterlibatan, maupun proses perjuangan. Keinginan untuk memperoleh hasil besar dengan cara mudah dan dalam waktu singkat (hasil instan) tanpa menyadari banyaknya kelemahan diri membuat para pejuang Islam sering merasa frustasi ketika hasil yang didapatkan tidak sesuai dengan yang diharapkan. Pola perjuangan seperti ini cenderung tidak tahan lama dan mudah patah di tengah jalan yang diindikasikan dengan munculnya bermacam-macam kelompok perjuangan dan berganti-gantinya strategi perjuangan.

Dalam materi kuliah kali ini penulis menawarkan pemanfaatan sistem kaizen sebagai upaya untuk memperbaiki pola perjuangan Islam, khususnya dalam dakwah, agar bisa terjaga konsistensinya dengan tindakan-tindakan ’kecil,’ tetapi berkesinambungan. Meskipun sistem tersebut berasal dari pemikiran pihak nonmuslim, tetapi sejauh tidak bertentangan dengan Islam tetap saja bisa dipakai karena sejatinya itu semua juga diambil dan disarikan dari fenomena sosial yang terjadi yang juga merupakan ayat-ayat Allah di dunia. Kita tahu bahwa Islam juga mengajarkan untuk melakukan amalan yang kontinyu (berkesinambungan) walaupun hanya sedikit.

Sebuah Upaya Perbaikan Harus Dilakukan Secara Bertahap dan Berkelanjutan

Konsep ”Kaizen” pertama kali ditemukan oleh Masaaki Imai, seorang ahli teori organisasi dan konsultan manajemen Jepang. Kaizen terdiri dari dua huruf kanji Kai dan Zen. Kai memiliki arti perubahan dan Zen memiliki arti kebaikan. Kaizen adalah sebuah praktek untuk memperbaiki diri dengan tindakan kecil secara bertahap dan berkelanjutan yang kemudian akan menjadi kebiasaan dan dapat mengarah pada kesuksesan. Selain itu, Kaizen juga berarti perbaikan berkelanjutan dalam kehidupan pribadi, kehidupan rumah tangga, kehidupan sosial, dan kehidupan kerja. Ketika diterapkan di tempat kerja, Kaizen berarti perbaikan berkelanjutan yang melibatkan semua orang, mulai dari manajer hingga pekerja paling bawah. Berikut ini adalah prinsip-prinsip dasar Kaizen:

1. Know Your Customer

Pengetahuan tentang kepada siapa Anda menjual produk atau layanan adalah bagaimana seseorang menciptakan nilai. Adalah kunci bagi perusahaan untuk mengidentifikasi minat pelanggan mereka untuk meningkatkan pengalaman mereka. Di dalam Kaizen, kepuasan pelanggan adalah nomor satu. Kesuksesan pelanggan adalah kesuksesan perusahaan.

Pandangan jangka panjang pada kebutuhan pelanggan merupakan fokus yang menjadi penopang Kaizen, dimana di dalam Kaizen penting untuk melakukan segalanya secara absolut harus selalu diarahkan pada kepuasaan pelanggan yang lebih besar dan perusahan harus menyediakan produk bermutu tinggi demi kepuasan pelanggan.

2. Let it Flow

Ini berlaku untuk target mencapai nol limbah (zero waste), artinya proses tanpa hasil samping yang tidak berguna (biaya, tenaga, waktu, dll.). Ini memang sebuah tujuan yang tidak akan mungkin bisa dicapai, tetapi inilah Kaizen. Jika Anda dapat mencapai tujuan itu, justru proses perbaikan akan berhenti. Oleh karena itu, setiap orang dalam organisasi bekerja untuk menghilangkan pemborosan dari sudut bisnis mereka sambil juga dalam proses menciptakan nilai.

Dan perbaikan ini dijalankan terus menerus (berkesinambungan). Sebuah perbaikan tidak akan berhenti berproses meskipun sudah berhasil diimplementasikan, karena masih dimungkinkan adanya perbaikan selanjutnya. Tugas setiap orang dalam Kaizen adalah untuk terus mencari dan menemukan perbaikan selanjutnya.

3. Go to Gemba

Terjemahan literal untuk gemba adalah “tempat yang sebenarnya.” Gemba berarti adalah tempat atau lokasi dilaksanakan kegiatan produksi, kerja atau tempat terjadinya masalah (work floor). Tujuan pergi ke Gemba ini adalah bahwa semua masalah dapat dilihat dan ide dari upaya perbaikan terbaik muncul ketika manajemen berkunjung langsung ke area kerja.

Konsep Gemba mencakup keterampilan seluruh organisasi, mengajak seluruh karyawan untuk berkontribusi bahkan memberikan pemahaman bahwa perbaikan sekecil apapun dapat menciptakan nilai yang lebih besar dari waktu ke waktu, sehingga konsep ini berfokus pada pencapaian perbaikan terus-menerus.

4. Empower People.

Yang ini diarahkan ke tim dan mengaturnya sedemikian rupa sehingga mendukung prinsip Kaizen. Oleh karena itu, pimpinan harus menetapkan tujuan untuk timnya yang tidak kontradiktif. Mereka harus menawarkan sistem dan alat untuk membantu tim mencapai tujuan ini.

Hal tersebut berarti adalah proses menciptakan Tim Kerja, di mana setiap individu dalam suatu perusahaan menjadi anggota tim kerja dan pekerja akan selalu dikaitkan dengan tim lintas fungsional. Setiap bagian dalam perusahaan akan disatukan dalam sebuah perencanaan bersama untuk saling mendukung satu dengan lainnya.

5. Be Transparent

Data adalah faktor penentu terkuat, itu adalah metrik yang mengukur kesuksesan. Oleh karena itu, kinerja dan peningkatan harus dilacak dengan data nyata. Sehingga tidak diharapkan adanya data yang disembunyikan walaupun itu merupakan data yang menunjukkan sebuah kekurang sempurnaan. Justru dengan membiasakan sikap transparan atas segala sesuatu dalam proses di perusahaan, upaya perbaikan akan menjadi lebih mudah dilakukan.

Langkah yang Sebaiknya Dilakukan Umat Islam dalam Menerapkan Sistem Kaizen untuk Memperbaiki Pola Perjuangan Dakwahnya

Perjuangan panjang yang dilakukan umat Islam, terkadang terlihat begitu bersemangatnya, tetapi terkadang mengalami masa surut. Perjuangan yang dilakukan juga terkesan tidak terstruktur dan tersistematis dengan baik, dilakukan tanpa ada roadmap yang jelas, tidak secara terpadu dan seakan-akan bersifat kasuistik serta merespon isu-isu sesaat yang sering bermunculan. Masing-masing kelompok berjuang dengan memakai strategi masing-masing yang tidak terkoordinir dalam satu agenda dan kepemimpinan bersama.

Kaizen menawarkan sebuah strategi yang bisa dimanfaatkan dalam melakukan sebuah perjuangan agar perjuangan tersebut bisa berjalan berkesinambungan (continuously) dengan melakukan perbaikan (meskipun kecil) secara terus menerus oleh seluruh komponen umat Islam. Dan esensi dalam sistem Kaizen tersebut ternyata mempunyai kesesuaian dengan ajaran Islam. Berikut ini beberapa dalil yang menyebutkan betapa pentingnya sebuah amalan, walaupun kecil, untuk dilakukan secara terus menerus:

”Wahai sekalian manusia, lakukanlah amalan sesuai dengan kemampuan kalian. Karena Allah tidaklah bosan sampai kalian merasa bosan. (Ketahuilah bahwa) amalan yang paling dicintai oleh Allah adalah amalan yang kontinu (ajeg) walaupun sedikit.” (HR. Muslim 782)

”…Tidak. Amalan beliau adalah amalan yang kontinu (rutin dilakukan). Siapa saja di antara kalian pasti mampu melakukan yang beliau shallallahu ’alaihi wa sallam lakukan.” (HR. Muslim 783)

Amalan yang sedikit tetapi kontinu akan mencegah masuknya virus ”futur” (jenuh untuk beramal). Jika seseorang beramal sesekali, namun banyak, kadang akan muncul rasa malas dan jenuh. Sebaliknya jika seseorang beramal sedikit namun ajeg (terus menerus), maka rasa malas pun akan hilang dan rasa semangat untuk beramal akan selalu ada.

”Setiap amal itu pasti ada masa semangatnya. Dan setiap masa semangat itu pasti ada masa futur (malasnya). Barangsiapa yang kemalasannya masih dalam sunnah (petunjuk) Nabi shallallahu ’alaihi wa sallam, maka dia berada dalam petunjuk. Namun barangsiapa yang keluar dari petunjuk tersebut, sungguh dia telah menyimpang.” (HR. Thabrani)

Penerapan Kaizen dalam perjuangan dakwah umat Islam tentu harus disesuaikan dengan kondisi dan situasi yang ada dan relevan dengan perjuangan dakwah itu sendiri. Keberhasilan penerapan Kaizen tersebut juga tidak terlepas dari kepemimpinan umat yang bisa mengarahkan dan memimpin pelaksanaan Kaizen berdasarkan agenda bersama.

1. Menentukan pelanggan sehingga bisa diketahui apa saja yang diperlukan dan diinginkan yang bisa memuaskan pelanggan.

”Pelanggan adalah seorang individu atau kelompok yang membeli produk fisik atau jasa dengan mempertimbangkan berbagai macam faktor seperti harga, kualitas, tempat, pelayanan dan lain sebagainya berdasarkan keputusan mereka sendiri,” (Greenberg, 2010). Salah satu _’produk’ dari perjuangan Islam adalah ”dakwah”, sedangkan ’pelanggan’-nya adalah semua orang khususnya yang berada di sekitarnya yang mampu diakses. Seorang pejuang dakwah harus bisa mengidentifikasi minat mereka sehingga apa yang ingin disampaikan akan bisa memuaskan mereka.

Pola perjuangan yang dilakukan umat Islam dalam berdakwah harus mempertimbangkan keinginan mereka agar mereka mau mendekat sehingga isi dakwah tersebut bisa lebih mudah dan efektif disampaikan. Pejuang Islam harus selalu melakukan perbaikan-perbaikan agar kualitas penyampaian dakwah kepada para ’pelanggan’ tersebut bisa semakin meningkat. Kepuasan pelanggan adalah nomor satu dan itu menjadi indikasi keberhasilan perjuangan khususnya dalam dakwah.

2. Terus melakukan perbaikan secara berkesinambungan menuju kesempurnaan

Tentunya kesempurnaan itu tidak akan bisa tercapai, tetapi dengan melakukan perbaikan yang dilakukan secara terus menerus, level kesempurnaan tersebut akan terus selalu didekati. Ketika sebuah proses perbaikan sudah diperoleh dan dilaksanakan, maka seorang pejuang dakwah tidak boleh lantas berhenti sampai di situ saja tetapi harus terus berupaya mencari dan memperoleh perbaikan berikutnya. Meskipun langkah perbaikan yang dilakukan tersebut hanyalah sebuah langkah kecil, tetapi jika dilakukan secara kontinyu akan menghasilkan sesuatu yang bermanfaat.

3. Seorang pejuang dakwah harus terjun langsung ke lokasi di mana dia akan berdakwah

Lokasi yang dimaksud di sini selain berarti tempat secara fisik tetapi bisa juga berarti nonfisik. Diartikan sebagai tempat secara fisik contohnya adalah dengan melakukan kunjungan ke suatu tempat atau daerah tertentu untuk bertemu, berinteraksi, menyampaikan isi dakwahnya dan berdiskusi dengan masyarakat. Sementara tempat secara nonfisik adalah misalnya dengan masuk dan berinteraksi ke dalam lingkungan media sosial/group dari pihak-pihak yang ingin didakwahi untuk menyampaikan dakwahnya dan berdiskusi. Dengan adanya interaksi secara langsung dan mengadakan diskusi, semua masalah bisa dilihat dan didengar dari tangan pertama sehingga perbaikan penyampaian dakwah akan bisa dijalankan dengan lebih mudah dan efisien.

4. Menciptakan pejuang-pejuang dakwah yang andal

Seorang pejuang handal akan bisa dicetak oleh seorang pemimpin yang juga handal. Seorang pemimpin yang andal akan bisa menelurkan gagasan-gagasan cemerlang yang diwujudkan dalam sebuah roadmap perjuangan dakwah bersama, sedangkan pejuang handal akan mampu melaksanakannya. Hubungan keduanya merupakan sebuah ”Team Work”, yaitu sebuah proses kolaboratif untuk mencapai suatu tujuan bersama melalui upaya perbaikan berkesinambungan. Indikator keberhasilan juga diukur dari tingkat kesuksesan kedua belah pihak, bukan hanya salah satu pihak saja.

5. Harus ada keterbukaan dan kemauan untuk bermuhasabah diri

Dalam sebuah program untuk mendapatkan suatu perbaikan, tentu dibutuhkan data yang lengkap mengenai si obyek perbaikan tersebut agar perbaikan itu bisa dilakukan dengan efektif dan efisien. Data dimaksud akan sangat bermanfaat hanya jika merupakan data yang valid, terpercaya, terbuka dan tidak ada yang ditutup-tutupi. Dengan adanya keterbukaan dan kemauan untuk bermuhasabah, semua fakta kelemahan dan kekurangan diri akan menjadi tampak jelas sehingga memudahkan untuk dilakukan upaya perbaikan.

Kesimpulan

1. Sebuah upaya perbaikan harus dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan agar didapatkan proses perbaikan yang kontinyu dan berkesiambungan. Kaizen merupakan sebuah sistem yang tepat untuk tujuan tersebut. Prinsip-prinsip dalam Kaizen:

a. Know Your Customer, yang bermakna bahwa kepuasan pelanggan adalah nomor satu. Kesuksesan pelanggan adalah kesuksesan perusahaan.
b. Let it flow, artinya sebuah proses perbaikan yang dijalankan terus menerus (berkesinambungan). Sebuah perbaikan tidak akan berhenti berproses meskipun sudah berhasil diimplementasikan, karena masih dimungkinkan adanya perbaikan selanjutnya.
c. Go to gemba, yang berarti datang ke tempat atau lokasi dilaksanakan kegiatan produksi, kerja atau tempat terjadinya masalah (work floor).
d. Empower people, yang berarti adalah proses menciptakan Tim Kerja, dimana setiap individu dalam suatu perusahaan menjadi anggota tim kerja dan pekerja akan selalu dikaitkan dengan tim lintas fungsional.
e. Be transparent, yaitu sebuah keterbukaan. Data kinerja dan peningkatan harus dilacak dengan data nyata. Sehingga tidak diharapkan adanya data yang disembunyikan walaupun itu merupakan data yang menunjukkan sebuah kekurang sempurnaan.

2. Langkah yang sebaiknya dilakukan umat Islam dalam menerapkan sistem Kaizen untuk memperbaiki pola perjuangan dakwahnya.

a. Menentukan pelanggan sehingga bisa diketahui apa saja yang diperlukan dan diinginkan yang bisa memuaskan pelanggan.
b. Terus melakukan perbaikan secara berkesinambungan menuju kesempurnaan.
c. Seorang pejuang dakwah harus terjun langsung ke lokasi di mana dia akan berdakwah.
d. Menciptakan pejuang-pejuang dakwah yang handal.
e. Harus ada keterbukaan dan kemauan untuk bermuhasabah diri.

Daftar Pustaka

1. Chelsea, ”Kaizen: Pengertian, Manfaat, Prinsip, Faktor, Konsep.” gramedia.com, 3 Februari 2022.

2. Edelweis Lararenjana, ”Mengenal Metode Kaizen, Filosofi Produktivitas Asal Jepang yang Dukung Pekerjaan.” merdeka.com, 15 Maret 2021.

Naskah ini adalah mateti kuliah online Uniol 4.0 Diponorogo

Dibaca

 24 total views,  3 views today

Bagikan tulisan ini agar semakin bermanfaat

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Pocket
WhatsApp

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

code

Artikel Terbaru

Konsultasi